北京市計量檢測科學研究院　李紅

　　一、科研檔案的含義及科研檔案的形成

　　科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。結合計量工作，科學技術研究過程是指在科研項目研發、計量標準(檢定)裝置的研發或技術改造、制定或修訂國家計量檢定規程等工作的過程。

　　“文件材料”看似簡單卻包含了以下諸多方面的內容。在科研準備階段，文件材料包括科研課題審批文件、任務書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議書、合同等文件。在研究實驗階段，文件材料包括各種載體的重要原始記錄，實驗報告，計算材料，專利申請的有關文件材料，設計文件、圖紙，關鍵工藝文件，重要的來往技術文件等。在總結鑒定驗收階段，文件材料包括工作總結，科研報告、論文、專著，參加人員名單，技術鑒定材料，科研投資情況，結算材料等。在成果和獎勵申報階段，文件材料包括成果和獎勵申報材料、審批材料、推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。在推廣應用階段，文件材料包括推廣應用方案、總結，擴大生產的設計文件、工藝文件，生產定型鑒定材料，轉讓合同，用戶反饋意見等。

　　對于計量標準(檢定)裝置的研發工作建檔，除以上內容外，還包括計量標準考核規范中提出的十幾項內容，由此組成一部完整的科研檔案。   

　　二、科研檔案的作用

　　1.真實記錄科學技術研究活動
　　一部完整的科研檔案能夠準確表達一項計量標準從設想、調研、申報、實施到建立的整個過程，可以追溯部分計量歷史，是計量工作在技術上的一種財富積累。科學技術研究活動的真實記錄亦能保證科研負責人或科研工作小組的知識產權的有效性。

　　2.為編史修志提供服務
　　科研檔案工作的首要任務和最終目的就是服務，我國科研檔案工作長期以來堅持“按專業實行集中統一管理”的科學管理體制，在國家體制改革、科研單位所有制多樣化的新形勢下變得越來越脆弱，科技檔案工作管理的缺位現象日漸嚴重。完整的、真實的、準確的每一部科研檔案，以及檔案中保存的歷史檔案(紙質檔案材料和照片檔案)，為編史修志的工作提供了無法替代的、大量的數據和支持性材料，起到了極其重要的作用，也是對科研工作和科研工作者的極大尊重。   

　　三、全員重視、完善科研檔案的管理體制

　　檔案制度實行由科研課題(項目)負責人主持立卷歸檔的責任制。每項科研項目(包括中斷或取得負結果的項目)完成或某部分結束后，對所形成的科研文件材料加以系統整理，經審查驗收后歸檔。科研人員應負責科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔。科研文件材料應在科研項目完成后及時歸檔，并且歸檔的科研文件材料必須是原件(定稿)，根據需要可復制若干份。實施項目跟蹤服務科技檔案工作做起來之所以有一定難度，思想上不夠重視是主要原因之一。

　　近年來加強了科研的力度，歸檔項目有所增加。如果想申報某個科研項目，避免走彎路，需要了解這個項目目前已達到的水平，就可到檔案室查閱這個項目的全部材料，借鑒曾有的經驗教訓、曾獲得的獎項、參加人員、應用前景等。

　　所以只有全員重視，才能保證科研工作檔案完整，歸檔工作及時，而這也是做好科研檔案的基礎。

　　另外，檔案是歷史的真實記錄，也為領導科學決策和科學管理提供了重要的參考和依據。要樹立先進的管理思想，學習科學的管理理論，繼而采用與之相適應的組織機構、組織行為、管理方法和手段，不斷完善科研檔案的管理體制。